附件5

关于申报2023年档案系列副研究馆员、馆员职称提供参加档案工作年度检查或执法检查情况相关佐证材料的说明

近年来，部分单位因机构改革、档案库房改造搬迁等客观原因未参加档案工作年度检查或档案行政执法检查，2022年新修订的自治区档案系列职称评审条件实施后，这些单位档案工作人员申报档案系列副研究馆员（业绩成果条件第一、七条）和馆员（业绩成果条件第一、八条）职称时无法提供相关佐证材料。针对此问题，经研究，现明确如下：

一、按照《广西壮族自治区职称改革工作领导小组办公室关于印发广西壮族自治区档案系列高、中、初级职称评审条件的通知》（桂职办〔2022〕29号）要求，中直驻桂和自治区、市、县（市、区）直属机关、团体、企事业单位及所属单位申报人员，需提供近年来（申报副研究馆员提供近5年，申报馆员提供近4年）申报人所在单位参加同级档案主管部门或上级业务主管部门的档案工作年度检查情况，并将档案工作年度检查通报扫描上传至职称系统。因客观原因未参加档案工作年度检查，无法提供近年来的档案工作年度检查情况的，按以下两种方式补充档案工作检查情况佐证材料：

（一）档案主管部门或上级业务主管部门近年来未连续对申报人所在单位开展档案工作年度检查（档案行政执法检查）的，由同级档案主管部门或上级业务主管部门根据《档案法》第四十二、四十八条规定和《广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查办法》（桂档发〔2023〕2号）对申报人所在单位档案工作情况现场检查1次，并出具检查意见，检查结果达到良好（含）以上等次，方可申报。

（二）申报人所在单位因机构改革、档案库房改造搬迁等客观原因，近年来未连续参加档案主管部门或上级业务主管部门组织的档案工作年度检查的，由本单位档案部门对照《档案法》第四十二、四十八条规定和《广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查办法》（桂档发〔2023〕2号）进行档案工作自检，形成自检情况报告，经同级档案主管部门或上级业务主管部门现场检查1次，并出具检查意见，检查结果达到良好（含）以上等次，方可申报。

二、民营企业或非公有制经济组织申报人员，由本单位对照《档案法》第四十二、四十八条规定和《广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查办法》（桂档发〔2023〕2号）进行档案工作自检，形成自检情况报告，经同级档案主管部门审核确认，检查结果达到合格（含）以上等次，方可申报。

附件：广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查评分标准

附件

广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查评分标准

检查

项目	检查内容	检 查 细 则	检查方式	标准

分值	自评

分值	考评

分值
一、

组织

领导

（15分）	（一）

机构人员	1.单位设立档案工作机构或指定档案工作负责部门，明确单位档案工作的分管领导。（1分）

2.单位配备与工作量相匹配的专（兼）职档案工作人员并保持相对稳定，具备胜任岗位要求的工作能力。（1分）

3.档案工作人员全年参加继续教育累计学时达到《档案专业人员继续教育规定》（档发〔2018〕19号）要求。（1分）

4.内设机构（职能部门）和下属单位配备兼职档案工作人员承担本部门文件材料的收集、整理和归档工作，形成以单位档案部门为中心的档案工作管理网络，明确档案工作管理网络各环节工作职责并正常开展工作。（1分）

5.档案工作列入单位年度工作计划，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展，研究解决档案工作实际问题。（1分）	查阅相关材料和工作记录。	5
一、

组织

领导

（15分）	（二）

制度建设	1.制定本单位档案收集、整理、保管、鉴定、利用、统计、移交等工作制度。（2分）

2.建立本单位档案工作人员岗位责任制，制定应对突发事件和自然灾害的档案安全应急预案，定期组织演练，并得到有效执行。（2分）

3.机关建立档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度，并经同级档案主管部门审查，且得到有效执行；企业制定符合本单位实际的档案分类方案并保持一致，编制文件材料归档范围和档案保管期限表并经同级档案主管部门审查，且得到有效执行；事业单位制定符合本单位实际的档案分类方案并保持一致，编制文件材料归档范围和档案保管期限表。单位内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订。（3分）	查阅相关工作制度、工作记录和材料。	7
（三）

监督指导	1.组织学习贯彻档案法律法规，参加档案主管部门等组织的会议、交流、培训等，按时完成档案主管部门要求上报的各种材料。（1分）

2.对内设机构和所属机构的档案工作进行监督和指导，并开展检查考核。（1分）

3.按规定开展建设项目、科研项目、重要产品和重点型号档案验收。（1分，当年无此项任务的可直接得分）	查阅相关工作制度、工作记录和材料。	3
二、

基础

设施

（15分）	（一）

档案用房	1.档案用房建筑设计符合《档案馆建筑设计规范》等相关标准，应分别设置办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房等，档案库房楼面均布活荷载标准值与档案库房配备的档案装具相匹配，采用密集架的楼面均布活荷载标准值不小于8KN/㎡。（2分）

2.档案库房面积满足单位档案法定存放年限需要，使用面积按（档案存量+年增长量×存放年限）×60㎡/万卷（或10万件）测算。档案数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面积至少15㎡。整理用房、阅览用房、档案数字化用房等面积应当满足业务开展需要（2分）	查阅相关资料、统计报表、满足档案法定存放年限所需面积测算材料。	4
二、

基础

设施

（15分）	（二）

设施设备	1.档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备，且按期检测更换；安装甲级防火门、遮光阻燃窗帘。有覆盖库房、技术用房、对外服务用房、辅助用房的火灾感应报警设备并能正常使用。（2分）

2.档案库房安装全封闭防盗门窗、防护栏等防护设施和视频监控、门禁识别、红外报警、出入口控制、电子巡查等安全防范系统并能正常使用；整理用房、阅览用房、档案数字化用房安装视频监控设备，且监控记录保留3个月以上。（3分）

3.档案库房应配备符合档案保管要求的空调机、去湿机、温湿度监测调控系统，配置温湿度测量设备，安装漏水报警设备，且能正常使用。（2分）

4.配备符合档案保管要求的杀虫、除菌设备。（1分）

5.按实际工作需要，配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、保密柜、防磁柜等档案装具。（1分）

6.配备满足档案工作需要的整理台、扫描仪、复印机、数码相机、装订机等设备。使用符合标准的档案盒、照片册、光盘等档案装具、存储设备。（2分）	查阅相关图片、统计表和工作记录台账。	11
三、

基础

业务

（45分）	（一）

文件材料收集	1.本单位各种门类载体档案实行集中统一管理。（1分）

2.建立收发文登记制度，台账登记齐全完整、准确规范，每年底送交单位档案室保存、备查。（2分）

3.文件材料记录载体和记录方式耐久、可靠，满足长期保存要求。（1分）

4.纸质文件材料归档及时，收集齐全、内容完整，无漏件、缺页、破损等现象。（2分）

5.文书、科技（基建、科研、设备等）、专业、照片、录音、录像、实物等各门类档案收集齐全完整。（4分）

6.本单位承办的重大活动和组织应对重特大事件形成的文件材料收集齐全完整。（1分，当年无此项任务的可直接得分）

7.单位OA系统和其他业务系统产生的电子文件列入归档范围。（1分）	查阅相关工作制度、台账、档案目录、统计年报，抽查各门类档案。	12
三、

基础

业务

（45分）	（二）

整理归档	各种文件材料整理做到分类科学、组卷（组件）合理、保管期限划分准确、排列有序、编号正确、装订整齐，档号章、档案盒、备考表填写符合规范：

1.文书档案整理符合《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）要求。（2分）

2.基建档案整理符合《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）或相关行业规定。（2分）

3.科研档案整理符合《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）要求。（2分）

4.会计档案整理符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）、《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008）和《电子会计档案管理规范》（DA/T94—2022）要求。（2分）

5.照片档案整理符合《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）、《数码照片归档与整理规范》（DA/T50—2014）要求。（2分）

6.录音、录像档案整理符合《录音录像档案管理规范》（DA/T78—2019）要求。（2分）

7.实物档案整理符合《广西壮族自治区实物档案整理规则（试行）》（桂档发〔2007〕19号）要求。（2分）

8.专业档案整理符合有关规定。（2分）

9.电子档案整理符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）《电子档案移交接收操作规程要求》（DA/T93—2022）。（2分）	查阅各种门类档案目录，抽查各门类档案。	18
三、

基础

业务

（45分）	（三）

保管保护	1.档案库房有档案存放示意图，档案排架科学，柜架标引醒目。（1分）

2.定期清扫除尘，保持库房内整洁，无杂物堆放。档案无霉变、褪色、破损、尘污、虫蛀、鼠咬、被盗等情况。（1分）

3.定期对档案库房设施设备、档案数量和保管状况等情况进行检查，档案出入库管理严格、登记完整，发现问题及时处理，并建立检查和处理情况台账。（1分）

4.严格做好档案库房温湿度监测和记录，并根据需要采取措施调节，纸质库房温度控制在14℃—24℃之间，相对湿度控制在45%—60%之间，其他载体库房温湿度符合相关标准规范要求。（1分）

5.按《全宗卷规范》（DA/T12—2012）建立并定期完善全宗卷，全宗卷材料收集齐全，整理规范。（1分）	查阅相关工作制度、排架示意图、工作记录、出入库登记册、温湿度记录，检查全宗卷目录及材料。	5
（四）

统计移交	1.建立统计台账，定期对所保管档案情况，以及年度出入库、档案利用、移交进馆、鉴定销毁、信息化建设、设施设备、档案工作人员、档案业务社会化服务等情况进行统计，且结果真实、准确、完整。（1分）

2.及时、准确向档案主管部门报送档案工作统计年报。（1分）

3.本单位各内设机构按时向档案部门移交整理归档的档案或应归档的各种文件材料，交接手续齐全。（2分）

4.按规定向同级综合档案馆移交应进馆档案，交接手续齐全。移交档案时，同时移交传统载体档案数字化复制件及其目录数据、检索工具、编研成果等。（2分，当年无移交任务的可直接得分）	查阅相关台账、统计年报、移交清册、交接记录。	6
三、

基础

业务

（45分）	（五）

鉴定销毁	1.组成档案鉴定小组定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。（1分）

2.建立档案开放审核和解密审核机制，向同级综合档案馆移交档案前按规定完成档案的开放审核和涉密档案解密审核工作。（1分，当年无移交任务的可直接得分）

3.配合同级综合档案馆做好已移交进馆档案的开放审核和涉密档案解密审核工作。（1分，无此项任务的可直接得分）

4.档案销毁应严格履行审批及监销手续，编制销毁清册，并在指定场所进行销毁。涉密档案的销毁符合《国家秘密载体销毁管理规定》。（1分）	查阅相关文件，涉密档案解密工作相关记录、台账，到期档案目录、到期档案鉴定工作记录、台账，销毁清册。	4
四、

开发

利用

服务

（5分）	（一）

检索工具	1.按照门类、载体编制相应的档案目录，满足手工检索和计算机检索需要。（1分，按比例计分）

2.按照《档案著录规则》（DA/T18—2022）进行档案著录，其中照片、录音、录像和实物等档案详细著录背景、人物、来源等信息。（1分）	查阅档案目录。	2
（二）

利用服务	履行档案利用审批、登记等手续，提供档案查阅咨询、目录检索等服务。（1分）	查阅相关工作制度、记录。	1
（三）

编研开发	编写有全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数据汇编、专题文件汇集或举办陈列展览、拍摄专题片等多种方式发挥档案价值。（2分）	查阅相关编研、汇编成果。	2
五、

信息化

建设

（20分）	（一）

传统载体档案数字化	1.建立各门类档案案卷级和文件级机读目录数据库，数据库结构、数据著录质量符合标准规范。（1分，按比例计分）

2.馆（室）藏纸质、照片、录音、录像等传统载体档案数字化率达到当年规定比例。（4分，按比例计分）

3.数字化成果质量符合有关标准规范。（1分，按比例计分）	检查档案目录、数字化工作台账、数字化情况统计表、挂接情况截图。	6
（二）

电子档案管理信息系统建设	1.单位办公自动化系统和其他业务系统具备归档功能，嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表、整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展分类、排序、命名、存储等整理活动，实现自动或半自动预归档（全流程统一使用上级部门综合办公平台收发文及业务系统办理业务，本单位应归档的电子文件及其元数据符合国家有关标准要求的，视同系统符合相关要求）。（2分）

2.推进电子档案管理信息系统建设，系统功能符合《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194—2012）和《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784—2021）等标准规范，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。（2分）

3.单位办公自动化系统和其他业务系统与电子档案管理信息系统相衔接，实现对电子档案全程管理（全流程统一使用上级部门综合办公平台收发文及业务系统办理业务，能通过在线、离线等方式向电子档案管理信息系统移交应归档的电子文件及其元数据的，视同系统符合相关要求）。（1分）	查看系统演示视频，查阅系统开发（购买）合同、验收报告。	5
五、

信息化建设

（20分）	（三）

电子文件归档与电子档案管理	1.反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据列入归档范围；（1分）

2.电子文件的形成、收集、整理、归档等符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47—2009）等标准规范；（1分）

3.电子档案的接收、管理、编目、利用、处置等符合国家有关标准规范；（1分）

4.推进电子文件单套制归档和电子档案单套制管理，其前置条件、制度建设、系统建设、资源建设、安全管理等符合《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）等标准规范；（1分）

5.按《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93—2022）、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）等标准规范向有关综合档案馆移交电子档案。（1分）	查阅相关工作制度、台账，查看系统演示。	5
（四）

电子档案安全保障	1.配备满足电子档案安全管理需求的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备，并适当冗余、方便扩展。（1分）

2.制定电子档案备份、转换和迁移方案及策略，采取离线备份、近线备份或灾难备份等方式对电子档案进行备份。（1分）

3.定期对机读目录数据、档案数字化复制件和电子档案进行检测、诊断、转换、迁移等，确保档案数字资源符合真实性、完整性、可用性和安全性管理要求。（1分）

4.单位档案部门局域网、政务网、因特网实现三网隔离，具备防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等必要的网络安全保障措施。（1分）	查阅相关工作制度、台账、记录和检测报告。	4
六、

工作

创新

（加分项，10分）	（一）

表彰奖励	本年度单位档案工作或档案人员因档案工作成绩突出获得表彰、奖励的。（县级加1分，市级加2分，自治区级及以上加3分，此项最多加3分）	查阅相关文件、材料。	3
（二）

档案室等级认定	单位档案馆（室）通过等级认定或复查的。（二级档案室及以下加1分，一级档案室加2分，特级档案室加3分，此项最多加3分）	查阅相关文件、材料。	3
（三）

示范引领	开展数字档案馆（室）建设并通过测评，参加档案工作建设试点、档案科技项目（承担单位排名前3名）并通过验收的。（县级加1分，市级加2分，自治区级加3分，国家级加4分，此项最多加4分）	查阅相关文件、材料。	4
合计
110
档案主管部门或上级业务主管部门意见：

单位公章

检查日期： 年 月 日
检查结果按照检查分值进行划分，分为优秀、良好、合格、不合格四个等次。区直、中直驻桂单位及所属单位检查分 95 分以上（含 95 分）为优秀，85—94 为良好，75—84 分为合格，74 分及以下为不合格。市直单位及所属单位检查分 90 分以上（含 90 分）为优秀，80—89 为良好，70—79 分为合格，69 分及以下为不合格。县直单位及所属单位检查分 85 分以上（含 85 分）为优秀，75—84 为良好，65—74 分为合格，64 分及以下为不合格。民营企业或非公有制经济组织检查分 80分以上（含 80分）为优秀，70—79 为良好，60—69 分为合格，60 分以下为不合格。凡存在违反《档案法》四十八条等行为的，直接定为不合格等次。